La gestión de documentos sin papel y el manejo del papel que no puedes eliminar de tu oficina

Un sistema de gestión de documentos es una parte importante para comenzar a tener una oficina sin papel y se facilita aún más cuando se tiene una oficina virtual.

Y en mi caso estoy feliz con la renta de oficinas virtuales para mi negocio y la idea de tener una oficina sin papel o reducir su uso es algo en lo que estaré trabajando junto a mi negocio.

Para conseguir este objetivo, tanto para los documentos digitales como para los documentos de papel se debe contar con un sistema de almacenamiento tanto para tener acceso a ellos cuando se requiera como para recuperarlos cuando sea necesario.

{FUENTES: Network Oficinas || YouTube || Entrepeneur  }

Sin embargo, ninguna oficina puede ser completamente sin papel.

Algunos documentos deben permanecer en papel, lo que significa que una oficina solo puede estar sin papel para ciertos procesos y casos.

Por otro lado, muchos de nosotros simplemente nos sentimos más cómodos usando el papel para hacer nuestro trabajo.

Por lo tanto, cualquier sistema de administración de documentos que se arme debe administrar la combinación electrónica y de papel para una oficina de “menos papel”.

Los sistemas de administración de documentos convierten el papel en imágenes digitales como archivos PDF que se pueden almacenar electrónicamente y con el apoyo de programas especializados se pueden buscar o editar.

Estos sistemas también pueden mejorar la presentación electrónica, la recuperación y el acceso seguro a la información y pueden ser muy costosos.

Sin embargo, en su forma más simple, un sistema de administración de documentos consiste en un escáner y un software que convierte documentos en papel a PDF electrónicos.

Obten asesoría en Network Oficinas Y puedes obtener software menos costoso para que los archivos PDF puedan buscarse y editarse. Aquí hay varias opciones:

  • PDF Transformer Pro de ABBYY (solo para PC) te permitirá crear archivos PDF y convertir las imágenes a archivos con capacidad de búsqueda.
  • Acrobat Professional 8.0 de Adobe (para PC o Mac) crea archivos PDF, reconoce automáticamente el texto con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y puede guardar los archivos PDF editables en programas como Microsoft Word.
  • NeatShoeBox (solo para PC) escanea documentos como recibos y tarjetas de visita, extrae información clave y luego exporta los datos a aplicaciones como Quicken y Microsoft Excel y Outlook.

Para desarrollar tu propio sistema para gestionar archivos electrónicos. Aquí hay algunas sugerencias:

  • Crea un sistema de archivo en línea como lo harías para el papel en un archivador. Usa nombres de archivos y documentos que sean fáciles de encontrar y recordar.
  • Usa la opción “imprimir en archivo” para guardar documentos electrónicos externos, como correos electrónicos o estados de cuenta en línea en los archivos electrónicos correctos.
  • Haz una copia de seguridad de tus archivos con regularidad, al menos semanalmente, en un CD o unidad flash USB.
  • Haz una lista maestra de carpetas de archivos que puedas consultar.
  • Finaliza el año revisando tus archivos. La papelera que ya no necesites, mueva los archivos que se van a almacenar (como las facturas del año) a un CD y configura nuevos archivos para el nuevo año.
  • Ten en cuenta que también deberás mantener los archivos en papel y eliminarlos al final de cada año, aunque estos archivos deben ser mucho más pequeños que antes. Estos documentos incluyen documentos notariados y materiales que necesitas para preparar tus impuestos.

Si bien puedes sentirte tentado a escanear tus recibos y tirar los originales en papel, no lo hagas. Puede que los necesites como prueba para una auditoría fiscal.

Además, en algunos países existen leyes que te piden que guardes tus documentos físicos por un determinado tiempo.

Por lo que te recomiendo mantener todas las facturas, recibos y cheques cancelados relacionados con los gastos deducibles. Pasado el tiempo prudente o legal, destrúyelos para evitar el robo de identidad.

En sí, ninguna oficina puede funcionar completamente sin papel, pero sí podemos trabajar hacia un futuro en el que las herramientas en papel y documentos electrónicos trabajen en coordinación.

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